Oeioeioei, het kan verkeerd gaan met de externe communicatie bij professionele organisaties. De brief die ik heb weergegeven in dit blogbericht, is daar een heel goed voorbeeld van. De boodschap: train uzelf én uw medewerkers in het schrijven van brieven. Geen tijd of geld voor? Vraag dan een tekstschrijver de brief op te stellen!
Slechte brief
Ik heb de organisatie gebeld om hen te wijzen op deze brief. Het bleek een eenmansactie van een medewerker te zijn, die dit nooit had mogen doen. Maar ja, de (imago)schade is al geleden…
Och, wat taal- en spelfouten maar wel recht uit het hart! Je voelt de spanning van de betreffende medewerker uit de brief omhoog dampen. Ik denk dat ik het wel zou waarderen zo’n brief te krijgen, beter dan een saai correct briefje met dooddoeners en slappe excuses. Dit is menselijk en het zou me niet verbazen als een deel van het klantenbestand juist door deze brief begrip kreeg voor de situatie….
Goed punt. Ik twijfel ook geen moment aan de goede bedoelingen van de medewerker. Maar: degene die me deze brief toespeelde, kreeg zeker níet meer begrip voor de situatie. Het probleem is ook dat deze brief zo slecht is opgesteld, dat het onduidelijk is wat nu precies de boodschap is.
Bovendien: een ‘correct’ briefje hoeft niet saai te zijn, met dooddoeners en slappe excuses. Juist een tekstschrijver kan een organisatie én de briefontvanger het beste van beide werelden geven: taalkundig waterdicht, en tegelijkertijd recht uit het hart!
Daar heb jij weer een aantal goede punten!
Bij ons start volgende week de renovatie van het flatgebouw.
In de aanloop krijgen we meerdere keren per week een brief van de aannemer, de loodgieter, de projectleider enz.
Daaronder zijn weinig berichten die goed en helder geschreven zijn. Er is dus nog veel werk te doen. Wij kunnen nu verbeteren, maar het moet natuurlijk bij het onderwijs beginnen!
Welnee, Hans! Straks leren al die kinderen zó goed schrijven, dat wij zonder werk komen te zitten! Dat kunnen we niet hebben, hoor!